Nota fiscal de exportação: entenda para que serve e como emitir!

Afinal, como as indústrias comex e demais empresas do ramo conseguem realizar transações comerciais legais para outros países? Existe um elemento fundamental para isso: a nota fiscal de exportação.

Pode parecer simples, mas esse documento carrega muita responsabilidade na transparência e legalidade das operações feitas para o exterior.

Inclusive, deixar de emitir esse comprovante fiscal pode ocasionar sérios problemas para as empresas, como penalidades e multas financeiras.

Para evitar que isso aconteça, elaboramos este conteúdo com a definição e o passo a passo de como emitir uma nota fiscal de exportação. 

Acompanhe a leitura e aproveite!

O que é nota fiscal de exportação?

A nota fiscal de exportação é um documento emitido por uma empresa que visa registrar e comprovar a comercialização de produtos e serviços para o exterior. Basicamente, ele mostra para a Receita Federal as informações do que foi vendido.

Ou seja, é essa nota fiscal que garante a legalidade e transparência das operações.

É como se ela fosse uma comprovação tributária e contábil de todas as mercadorias e serviços que são exportadas para outros países.

Vamos pensar em um exemplo de nota fiscal de exportação.

Imagine que uma empresa no Brasil trabalhe com a exportação de grãos e tenha fechado uma venda para locais dentro dos Estados Unidos. 

No caso, ela precisa emitir uma nota fiscal (NF-e) para cumprir as regulamentações fiscais e aduaneiras específicas, bem como registrar as informações da transação.

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Importância da nota fiscal de exportação

Esse documento é muito importante para o controle fiscal, registro oficial, rastreabilidade e transparência das operações.

Além disso, a emissão correta do comprovante fiscal de exportação evita implicações, como:

• problemas contábeis para as empresas;
• multas e penalidades financeiras por descumprimento das obrigações fiscais;
• atrasos na exportação por falta de documentação necessária na aduana;
• má reputação da empresa no mercado internacional;
• ações legais e processos judiciais.

Em suma, é fundamental seguir a legislação para emissão de nota fiscal de exportação corretamente. Dessa forma, a empresa atua dentro da legalidade e das obrigações tributárias.

Como emitir uma nota fiscal de exportação?

A emissão de notas fiscais envolve diferentes etapas e requisitos para garantir a legalidade das operações internacionais.

É importante que todo o processo seja feito com atenção para evitar erros que podem ocasionar em maiores burocracias.

Sendo assim, confira o passo a passo de como emitir uma nota fiscal de exportação:

1. Registro da empresa em dia

O primeiro passo é conferir se a empresa está com o registro regularizado e autorizado para realizar operações internacionais.

Para isso, é necessário conferir a situação do Certificado de Habilitação ao Regime de Exportação (CHRE) junto à Receita Federal. 

2. Identificação dos produtos

Como o comprovante fiscal de exportação é um registro da transação, é importante identificar todas as informações dos produtos envolvidos nela.

Ou seja, quais produtos ou serviços que serão exportados, a descrição deles, quantidade, preços e por aí vai.

3. Verificação de documentação necessária

Outro passo é separar os documentos de exportação necessários para a emissão do comprovante fiscal. São eles:

• Fatura comercial: documento que contém informações detalhadas sobre os produtos e serviços exportados, bem como as condições de pagamento.

• Conhecimento de Embarque (Bill of Lading ou AWB): comprovante de que o transportador recebeu a carga e dará continuidade ao processo de entrega.

• Declaração de exportação: documento que detalha as informações da transação para registro legal da operação.

• Certificados de origem ou qualidade: comprovantes que garantem a origem no país de exportação e que o produto segue padrões específicos de segurança e qualidade.

• Licenças de exportação: são as documentações que autorizam a exportação de determinados produtos e serviços.

4. Cálculo de impostos e tarifas

Em seguida, é importante realizar os cálculos dos impostos e tarifas aplicáveis na transação.

Vale a pena consultar autoridades e órgãos fiscais para estabelecer os valores adequados.

5. Preenchimento da Nota Fiscal

O próximo passo é preencher a nota fiscal com as informações de todas as documentações necessárias para a emissão dela.

Inclusive, neste processo, pode ser que apareça a dúvida sobre qual a diferença entre invoice e nota fiscal. 

É bem simples, a invoice (fatura) contém as informações de comércio e referentes ao pagamento, reconhecida internacionalmente. Já a nota fiscal foca em seguir as normas fiscais de um determinado país.

6. Registro no Sistema Fiscal

Feito todos os passos anteriores, vem o registro da nota no sistema fiscal do país.

Isso pode ser feito online, por meio de um sistema fornecido por órgãos fiscais. No geral, o processo consiste no upload da nota para registro das autoridades.

7. Pagamento de impostos e taxas

O passo seguinte é fazer o pagamento de impostos e taxas que forem informadas pelas autoridades fiscais.

Essa etapa é fundamental para a empresa estar de acordo com as obrigações tributárias de cada país.

8. Declaração e liberação aduaneira

Por fim, é preciso elaborar a declaração aduaneira de exportação para que o despacho alfandegário seja feito. Ela pode ser feita diretamente com a alfândega.

Depois da aprovação desta declaração, o produto recebe a liberação aduaneira e pode embarcar para o destino de entrega.

Qual a validade de uma nota fiscal?

A validade de um comprovante fiscal de exportação pode variar segundo as normas dos países envolvidos na transação. 

Normalmente, ela não possui uma data de expiração, porque funciona como um registro que comprova a legalidade e transparência das operações.

Mas é sempre bom consultar autoridades fiscais, bem como especialistas da área, para obter informações específicas sobre cada caso.

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Para a geração da NF de exportação, nosso sistema oferece a flexibilidade de parametrizar informações essenciais, tais como:

• Quantidade Comercial e Unidade de Medida;
• Quantidade Tributável e Unidade de Medida Tributável;
• Cadastro do CFOP;
• outras informações obrigatórias.

Com apenas dois cliques, você pode gerar a NF, e o sistema permite uma validação prévia antes de enviar os dados ao Sefaz. É importante destacar que o Narwal é perfeitamente integrado com o Sefaz, proporcionando uma conexão eficaz e segura.

Outro ponto crucial a ser destacado é a incrível agilidade de todo o processo, que leva em média apenas 5 minutos, desde o início do embarque até a emissão da NF. 

Essa estimativa é baseada em pesquisas realizadas com nossa vasta base de clientes, garantindo, assim, segurança e economia de tempo em todas as operações.

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Conclusão

Você já sabia como emitir a nota fiscal de exportação? Em síntese, esse é um documento obrigatório para que as transações comerciais no exterior estejam dentro da legalidade fiscal e tributária do país.

Por isso, é fundamental ter conhecimento sobre o passo a passo para emissão deste comprovante. 

Desse jeito, a empresa consegue evitar multas, penalidades, problemas contábeis e outras implicações.

Se você gostou deste conteúdo e quer aprender mais, aproveite o momento para ler também sobre fiscalização aduaneira!